La productividad no sale cara


Durante el día de ayer, jueves 9 de Octubre, se celebró una
jornada de productividad de las personas coordinada por ACC1Ó. Retomando el
discurso que Itequia expresó sobre el uso de tecnologías de colaboración
gratuitas, hay que admitir que la adquisición de tecnologías para el aumento de
productividad no supone un esfuerzo económico en muchos casos. Quizás el mayor
reto está en cambiar los hábitos de las personas que necesitan colaborar.

Entre otras herramientas podemos destacar:

         
Office Workspace: que de manera gratuita
permite colaborar en torno a documentos, compartirlos, disponer de control de
versiones, traza de las modificaciones que suceden, etc Además permite
compartir documentos y tareas y sincronizarlos con el gestor de correo
electrónico de Outlook y subscribirse a alertas por modifiaciones. http://workspace.office.live.com

         
SharedView: herramienta gratuita que
permite la compartición de escritorio remotamente para poder visualizar, e
incluso tomar el control, del escritorio de la persona con la que colaboramos.
Este escenario es ideal para la revisión de documentos, o para asistencia
remota. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&FamilyID=95af94ba-755e-4039-9038-63005ee9d33a

         
Skydrive: espacio de 5GB gratuito para
poder almacenar los documentos y compartirlos con las personas que se deseen.
El escenario natural es el de evitar enviar por correo electrónico un archivo
pesado adjunto. Se puede subir primero el archivo a esta herramienta y después
enviar a los destinatarios el enlace. Se pueden establecer elementos de
seguridad para proteger el archivo de que otras personas accedan a él. http://skydrive.live.com

Estas herramientas que he  comento están hospedadas por el
Proveedor de Servicios, pero si lo que deseamos es tener una solución en
nuestras instalaciones podemos disponer de las siguientes herramientas también
gratuitas:

         
Windows Sharepoint Services 3.0:
herramienta para generar espacios colaborativos en un servidor de nuestra
compañía. Es gratuita si se dispone de licencia de Windows 2003 Server y nos
permitirá disponer de un entorno de tipo Intranet en el que se pueden  generar
tantos espacios de trabajo como se desee. Permite la compartición de
calendarios, tareas, documentos, implementación de flujos de trabajo, etc http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&FamilyID=ef93e453-75f1-45df-8c6f-4565e8549c2a

         
Search Express 2008: una de las
limitaciones que disponen los espacios colaborativos es la posibilidad de búsqueda
cuando el volumen de información crece rápidamente. En el producto que he
comentado anteriormente la búsqueda está restringida al espacio colaborativo en
el cual se encuentra un usuario y a los orígenes de datos preestablecidos.
Gracias a Search Express se puede disponer de un motor de búsqueda muy potente
de manera gratuita. Sus funcionalidades las explico a continuación. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=ce0a29fe-e906-4767-b841-b41d7a31949f&DisplayLang=es

 

Siguiendo el hilo anterior:  Search Express 2008
permite disponer en nuestras instalaciones de un servidor de búsqueda avanzado
de manera gratuita. Pero, ¿qué quiere decir potente?

Primero: que va a permitir a un usuario buscar en diferentes
repositorios de datos
de la compañía como son: Espacios colaborativos WSS,
documentos que existen en una unidad de red compartida a la que tienen acceso
los usuarios, carpetas en el servidor Exchange o incluso búsquedas en
proveedores de Internet (Live Search, Google, YouTube, Technorati,…).
Esto significa que un usuario introducirá el término a buscar en la caja de
texto y que el motor de búsqueda le devolverá el resultado buscando en todos
estos orígenes de datos, evitando de esta manera la tarea de ir consultando en
cada uno de orígenes individualmente.

Segundo: que los resultados serán ordenados por relevancia,
por lo que el usuario podrá visualizar primero los resultados más apropiados,
seguidos de los menos relevantes. De esta forma el usuario no tendrá que
navegar por muchas páginas de resultados hasta encontrar la información
deseada.

Tercero: que se pueden asociar diferentes palabras clave
y sinónimos
a direcciones que la compañía considera imprescindibles. O
dicho de otro modo, que si un usuario busca por el término
“Políticas” y hay un espacio en la intranet que habla de las
Políticas de la Empresa que queremos asociar a este término, se le puedo
mostrar al usuario el enlace evitándole realizar más búsquedas de una forma
realmente simple.

Cuarto: que los resultados van a tener en cuenta la seguridad,
por lo que usuarios que no tengan acceso a un documento, no lo visualizarán en
los resultados de la búsqueda, evitando tareas administrativas complejas.

 

En los estudios sobre el tiempo que utiliza un usuario que
trabaja con tecnologías de la información, se deduce que casi 2 horas
diarias
están dedicadas a la búsqueda. Con herramientas de búsqueda
sofisticadas como el Search Express 2008 se puede considerar que este tiempo
desciende considerablemente ya que muchas compañías tienen depositados sus
documentos en unidades de red compartidas lo que hace muy compleja su búsqueda.

 

¿Podemos considerar que el aumento de productividad es caro?
Con este tipo de herramientas podemos llegar a la conclusión de que no. ¡Es
hora de ponerlas en marcha
!

 

 

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