Optimizando las reuniones de trabajo


 
La mayoría de los directivos españoles dedica entre un 50% y un 75% de su tiempo laboral a reuniones, según Jon Zarate, especialista en recursos humanos, indica en su reciente libro "Gestionar en Equipo".
 
Seguramente, varias de las siguientes situaciones nos serán familiares:
  • Nunca acabamos las reuniones a la hora prevista
  • Es imposible conseguir que los convocados lleguen con puntualidad
  • Y que hayan leído los informes requeridos para la reunión

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¿Habitual?
Pués entonces tenemos un problema de baja productividad en la empresa.

Seguro que no es el único, pero las reuniones son uno de los puntos débiles en las organizaciones o mejor dicho, una de las áreas con mayor oportunidad de mejora de la productividad.

😉

De hecho es uno de los principales escenarios de trabajo que desde nuestro centro de innovación en productividad aconsejamos revisar y optimizar a nuestros clientes.

Pero no sólo es necesario el buen uso de las tecnologías de la información y la comunicación para convocar las reuniones, compartir los documentos, guardar el acta y materiales respectivos, marcar las tareas y hacer el seguimiento de los compromisos.

También es necesario aplicar una serie de decisiones y llevar a cambio un cambio cultural y organizativo en como gestionamos y participamos en las reuniones: indisciplina, mala gestión de la tensión, exceso de confianza,…

Permitidme que enumere un decálogo de cómo mejorar la eficacia de nuestras reuniones

  1. Objetivos. Tenemos que valorar, primero, si tenemos alternativas diferentes a la reunión para tratar el tema. Y si no hay más remedio que hacerla, definamos claramente el por qué.
  2. Prioridades. Tenemos que aprender a jerarquizar la agenda y las tareas para separar lo importante de lo que no lo es.
  3. Puntualidad. Asignaremos un tiempo a cada punto del orden del día, marcando una hora de inicio y de finalización.
  4. Materiales. Previamente a la reunión, cada uno de los participantes tiene que disponer de los recursos necesarios.
  5. Orden del día. Tiene que llegar a los asistentes con tiempo suficiente indicando claramente las fechas, horario y lugar de reunión, junto con los temas a tratar, el material a consultar o preparar y los reponsables respectivos.
  6. Planificación. Hay que comunicar por correo el plan de reunión tanto a los participantes como a las persona afectadas por la reunión.
  7. Previa. Los asistentes tienen que haberse leído y preparado los informes requeridos para la reunión y llevar consigo todo el material que puedan necesitar durante el curso de la misma.
  8. Claridad. Al finalizar la reunión, hay que dejar por escrito las decisiones tomadas con sus respectivos responsables y los plazos indicados.
  9. Aspecto humano. Unir el equipo, facilitar las intervenciones de todos y centrar el grupo en el trabajo a llevar a cabo.
  10. Evaluación. Dedicar un par de minutos finales a la reflexión del tipo "progresa adecuadamente o necesita mejorar" y fijar una nueva reunión, si es necesario (ver punto 1).

Fácil, ¿verdad?
Es de libro, pero en cambio, ¿por qué no lo aplicamos en nuestras organizaciones?

Y cómo remarcaba al principio, no nos olvidemos de utilizar las herramientas que nos faciliten el trabajo y la colaboración entre todos los participantes: mensajería electrónica, mensajería instantánea, sistemas de videoconferencia, entornos colaborativos,…

Ramon Costa

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