Nuevo caso de éxito: UOC


El Centro de Innovación en Productividad ha elaborado y publicado un nuevo caso de éxito:  la mejora de la colaboración y movilidad de profesores de la UOC con la utilización de herramientas tecnológicas.

Por parte del CIP, el principal asesor y responsable del caso ha sido Diego Gómez. Jordi Conesa fue el responsable por parte de la UOC.

Los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación (EIMT) es un departamento de la UOC que ofrece los títulos oficiales de Ingeniero Técnico en Informática, Ingeniero en Informática e Ingeniería Técnica en Telecomunicación, así como el título propio de Graduado Multimedia. Según cifras de Septiembre de 2007, estas titulaciones incluyen un total de 6.579 estudiantes, que representan el 21% de estudiantes matriculados en la UOC.

Los EIMT cuentan con un total de 50 profesores que juegan distintos roles docentes y 6 personas que realizan tareas de marketing, dirección y gestión. El portal web de la UOC ha estado especialmente pensado para dar solución a las necesidades de los alumnos. No obstante, las necesidades colaborativas del personal interno de la UOC no están solucionadas por dicho portal.

El director del EIMT detectó la necesidad de un entorno que diera soporte a los procesos colaborativos del personal del departamento. Hasta ese momento cada miembro del departamento usaba sus propios programas para solucionar sus necesidades colaborativas. La alta diversidad de programas usados hacia que la colaboración se realizara solo en casos muy concretos, de forma no institucionalizada y con limitaciones de plataforma y de conocimientos informáticos de los usuarios.

 

Las necesidades colaborativas se han hecho evidentes con el paso del tiempo debido principalmente a los siguientes factores:

1.       El alto número de profesores en el departamento,

2.       El alto número de reuniones,

3.       La dificultad de estructurar, clasificar y buscar la información generada de forma eficiente y usable,

4.       La distinta ubicación geográfica de algunos miembros del departamento, y

5.       La existencia de un día de teletrabajo semanal a elegir por cada trabajador.

El objetivo principal fue el de crear un entorno que permitiera mejorar la colaboración entre los distintos miembros del departamento, y en consecuencia mejorar sus procesos internos.

Las funciones deseadas del entorno colaborativo eran:

 

Reuniones Virtuales: Permitir asistir a reuniones de forma virtual. Este sistema debe integrar transmisión de voz y video para cada usuario, proveer de pizarras y otras aplicaciones compartidas, y otras herramientas interactivas como cuestionarios o chats. Tres tipos de usuario pueden asistir a las reuniones:

 

1.       Moderadores: dirigen la reunión y gestionan sus participantes, 

2.       Usuarios: pueden participar en la conversación de la reunión pero no tienen permiso para modificar los documentos compartidos o tomar control de las aplicaciones compartidas, y  

3.       Oyentes: tienen un rol pasivo en la reunión, sólo pueden escuchar.

 

Otra característica que se consideró importante fue la posibilidad de grabar la reunión para distribuirla posteriormente a los que no hayan podido asistir.

 

Mensajes audiovisuales: La herramienta debe permitir la creación y envió de mensajes cortos de audio o video.

  

Compartición de archivos: La herramienta debe proveer de un espacio para compartir documentos. Estos documentos podrán ser clasificados por su tipo de contenido, y podrán estar anotados mediante etiquetas. Además, se deberá soportar el control de versiones para los documentos de trabajo no terminados.

 

Respecto a las funcionalidades de este sistema de archivos destacan:

 

1.       La notificación a los usuarios de los nuevos documentos en las áreas de trabajo de su interés, y

2.       La implementación de mecanismos de búsqueda que permitan encontrar documentos en función de su nombre, tipo de contenido, etiquetas o contenido.

 

Calendarios compartidos: La herramienta debe permitir almacenar y gestionar las agendas de los distintos miembros y grupos de trabajo del IMTS. Los miembros del departamento deben ser capaces de consultar la disponibilidad de sus compañeros consultando sus agendas. El mecanismo debe implementar medidas de seguridad para evitar a los usuarios acceder a las citas personales ajenas.

 

Presencia: La herramienta debe permitir saber cuando un miembro del departamento está conectado y, en tal caso, proveer de funciones para conectar con él. La herramienta debe actuar de forma proactiva, marcando la disponibilidad de una persona en función de la disponibilidad de su agenda (como por ejemplo marcar como “Fuera” cuando se esté de viaje o como “ocupado” cuando se tenga una reunión).

 

 

Podéis consultar el caso completo en nuestra web: http://www.productivitycenter.org/castellano/casos/

 

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